Programszervezés

Mi a teendő, ha "kis" mensás programot szerveznél egyesületi pénz felhasználása nélkül? (Pl: közös mozi, színház, kiállítás; társasjáték, beszélgetés stb.)

1. Keresd meg a programkoordinátort, és mondd el neki az ötletedet. Egy kisebb program meghirdetéséhez akár néhány hét is elegendő, tehát kb. ennyivel előre szólj.
2. 10-14 fő alatt a Mensa iroda is tökéletes helyszín lehet!
3. Készíts rövid ismertetőt a programról, küldd el az AsztalLap szerkesztőségének és a programkoordinátornak. Ő majd felteszi az információt a Mensa honlapjára és az internetes infólistára. (Azért persze te magad is hirdetheted kedvedre!)
4. Érezzétek jól magatokat! :-)

Mi a teendő, ha egyesületi pénz felhasználásával szeretnél programot szervezni? (Pl.: beszélgetés meghívott vendéggel stb.)

1. Keresd meg a programkoordinátort, és mondd el neki az ötletedet. Egy ilyen programot már célszerű az AsztalLapban és a listán is jól meghirdetni, tehát legalább egy hónappal előre szólj róla!
2. Keressetek szabad időpontot. A programkoordinátor segít a helyszín lefoglalásában is. Budapesten az Óbudai Társaskör kedvező áron áll rendelkezésünkre, de ha tudsz ennél olcsóbbat, esetleg ingyenest, vagy az OTK valamilyen ok miatt alkalmatlannak tűnik, akkor természetesen bármely más ötletet is szívesen veszünk!
3. Nyújts be projekttámogatási kérelmet az elnökségnek a program, a helyszín, az időpont és a terembérleti díj, valamint a tervezett bevételek és az egyéb kiadások megjelölésével.
4. Ha megkaptad a támogatást, készíts ismertetőt a programról, küldd el az AsztalLap szerkesztőségének és a programkoordinátornak és hirdesd te magad is tagság körében.
5. Az előadás végeztével egy héten belül számolj el a kincstárnoknak a bevételekkel és a kiadásokkal.

Mi a teendő, ha "nagy" mensás programot - szerveznél egyesületi pénz felhasználásával? (Tábor, nagy vidéki rendezvény, a média érdeklődésére számot tartó esemény stb.)

1. A sikeres eseményhez izgalmas program, jó időzítés, megfelelő helyszín, arányos árak, hatásos propaganda és megbízható szervezőcsapat kell. Ez utóbbi tényleg fontos: ne vágj bele egyedül, mert egy száz, vagy még több embert érintő rendezvény lebonyolításához minimum 2-4 ember szükséges.  Keresd meg a programkoordinátort és vegyétek sorra, hogy adottak-e a feltételek, esetleg miben számítasz segítségre! (Egy nagy program szervezésére, a jelentkezők regisztrációjára és a megfelelő beharangozásra az első beszélgetéstől számítva legalább 2-3 hónap szükséges!)
2. Egyeztessetek a kincstárnokkal is. Mondd el, hogy körülbelül mekkora kiadás és bevétel várható, illetve hogy körülbelül milyen összegű egyesületi támogatást szeretnél.
3. Állítsatok össze részletes projekttámogatási kérelmet (a programkoordinátor szívesen segít benne). Ez egy egyszerű szöveges dokumentum, melynek tartalmaznia kell a tervezett:
   - programot,
   - helyszínt,
   - időpontot,
   - tervezett létszámot,
   - bevételt (részletezve),
   - kiadást (részletezve),
   - egyesületi támogatást,
   - és a szervezőcsapat tagjainak nevét.
4. Küldjétek el az elnökségnek a projekttámogatási kérelmet.
5. Ha megszületett az elnökség jóváhagyása, foglaljátok le a helyszínt, szállást stb. Egyeztessetek a fizetési feltételekről. Saját magatok biztonsága érdekében érdemes a részleteket papíron tisztázni, aláírni (úgy is mondhatnánk: kössetek szerződést).
6. Szervezzétek meg alaposan a programokat. Gondoljatok arra, hogy a mensások ízlésvilága meglehetősen eltérő. Ha vendéget hívtok, tisztázzátok vele az anyagi kérdéseket. A bevett gyakorlat szerint előadóknak nem fizetünk tiszteletdíjat, az utazással kapcsolatos költségeket azonban megtérítjük, amennyiben igény van rá.
7. Biztosítsátok a kulturált étkezés lehetőségét (főleg többnapos rendezvény esetén). Általában - legalább a főételek esetében - három ajánlatot szoktunk kérni: igényes, olcsó, vega.
8. A regisztrációra, telekocsi-szervezésre érdemes külön stábot felállítani. Az eddig legjobban bevált regisztrációs módszer az internetes regisztráció. (Ebben is tudunk segíteni)
9. Több napos, száz fő feletti rendezvény esetén a helyszínen minimum két-három ember kell a regisztrációra. Nem árt egy-két számítógép és nyomtató sem.
10. Bár a mensások többsége az utolsó pillanatban jelzi részvételi szándékát, a beharangozó kampányt nem szabad kihagyni! Ennek részeként küldjetek részletes ismertetőt az AsztalLapba, illetve küldjétek el a szöveget a programkoordinátornak is, hogy feltehesse a Mensa honlapjára is.
11. Gondoskodjatok arról, hogy a szervezőket meg lehessen ismerni a tömegben. Egy kitűző vagy nyakkendő, egyenpóló, egyensapka tökéletesen megfelel a célnak.
12. Tartsátok kézben az eseményeket! Először oldjátok meg a problémát, aztán ráértek hisztizni!
13. A rendezvény végeztével számoljatok el a kincstárnokkal. Ha kipihentétek magatokat, törheted a fejed a következő programon!